Robno knjigovodstvo za webshop

Ako nam stanje robe “ne štima”, možemo zaboraviti na učinkovita ulaganja u zalihe i veći profit. Ažurno vođenje robnog knjigovodstva osigurava točan prikaz važnih informacija, a i zakonski smo ga obvezni voditi za webshop koji prodaje robu.

Podijelite članak

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Osim što ga moramo voditi po zakonu, robno knjigovodstvo je naš osnovni alat u planiranju zaliha, upravljanju kategorijama i svim svakodnevnim poslovima u trgovini.

Robno knjigovodstvo osigurava podatke za kvalitetno upravljanje trgovačkom tvrtkom i bez njega nema poslovanja u trgovini.

Iako je ovo područje jako široko, možemo ga sažeti u nekoliko točaka:

  1. Zakonska obveza vođenja robnog knjigovodstva
  2. Što je potrebno za vođenje robnog knjigovodstva?
  3. Kako organizirati skladište za webshop?
  4. Sinkronizacija webshopa i sustava za robno knjigovodstvo
  5. Kad ne treba voditi robno knjigovodstvo za webshop?
  6. Uobičajeni skladišni dokumenti
  7. Mjesečni obračun razduženja skladišta

Zakonska obveza vođenja robnog knjigovodstva

Kao i za bilo koje drugo prodajno mjesto, i za web trgovinu je potrebno voditi robno knjigovodstvo.

Zakon o računovodstvu propisuje obvezu vođenja evidencije o transakcijama robe kako bi se za svaki proizvod osigurali podatci o količini i vrijednosti ulaza (nabave), izlaza (prodaje) i stanja robe.

“Trgovac mora nadležnom inspektoru osigurati podatke o stanju robe u prodajnom objektu na temelju pisanih isprava ili elektroničkog zapisa o nastalom poslovnom događaju iz kojih se može spoznati poslovni događaj”

Zakon o trgovini

Proces nabave, skladištenja i prodaje robe u trgovini prate odgovarajuće robne isprave poput primke, međuskladišnice, otpremnice, računa, zapisnika o promjeni cijena, zapisnika o kalu i lomu, inventurne liste …

Iako se zadatak izrade dokumenata robnog knjigovodstva može povjeriti vanjskom knjigovodstvenom servisu, većina trgovaca samostalno izrađuje evidencije koje im osiguravaju kvalitetno upravljanje kategorijama i prodajom.

Osim u robnom knjigovodstvu, trgovac je dužan podatke o vrijednosti robe prikazivati i u financijskom računovodstvu (u glavnoj knjizi tj. u bilanci). Na kraju mjeseca izrađuju se robni izvještaji koji se predaju u knjigovodstveni servis ili odjel računovodstva na knjiženje financijskog dijela poslovanja.

Što je potrebno za vođenje robnog knjigovodstva?

Za izradu skadišnih dokumenata kojima se bilježi kretanje robe od ulaza u skladište do prodaje kupcu, koriste se specijalizirana programska rješenja za trgovinu.

Poslovni program za robno knjigovodstvo web trgovine treba omogućiti:

  • Upis matičnih podataka o artiklima, kategorijama, kupcima i dobavljačima, koji se upisuju jednom, a kasnije se koriste u različitim skladišnim dokumentima.
  • Izradu svih skladišnih dokumenata kojima se bilježi kretanje robe od ulaza u skladište do prodaje kupcu ili povratu dobavljaču.
  • Provođenje inventura
  • Mogućnost učitavanja webshop narudžbi kupaca
  • Mogućnost sinkronizacije stanja zaliha s webshop platformom.
  • Različite izvještaje i evidencije o zaduženju, razduženju i stanju skladišta, o rezultatima prodaje kategorija, pojedinačnih proizvoda i ukupnoj prodaji te ispis etiketa s bar-kod šifrom i cijenom.
Synesis CTA

Vođenje robnog knjigovodstva, mali i srednji trgovci obično povjeravaju voditelju web trgovine koji, uz ostale zadatke, samostalno vodi dokumentaciju svog prodajnog mjesta.

Kako izrada robne dokumentacije ne bi zahtjevala puno vremena, kod odabira programskog rješenja važno je obratiti pozornost na jednostavnost upotrebe. Ako je program jednostavan, potrebno je kraće vrijeme edukacije i učenja korištenja, povećava se točnost podataka i smanjuje trošak usluga vanjske podrške.

Osim IT sustava i educiranih zaposlenika treba odabrati i način organizacije skladišta za prodaju on-line.

Uobičajeni načini organizacije skladišta za webshop

Prije pokretanja on-line prodaje potrebno je odrediti način organizacije skladišta za webshop. U ovisnosi o složenosti poslovanja, raspoloživim kadrovima i financijskim resursima skladište se može organizirati na nakoliko načina.

Posebno skladište za webshop je način organizacije koji odabiremo:

  • kad je webshop naše jedino prodajno mjesto
  • kad želimo on-line kanal prodaje voditi odvojeno od drugih kanala.

U oba slučaja od dobavljača se naručuju početne zalihe, a nadopuna proizvoda radi se posebnim narudžbama prema rezultatima prodaje ili promotivnim inicijativama koje se odnose isključivo na on-line. Robno knjigovodstvo se također vodi posebno.

Webshop dijeli skladište s fizičkom poslovnicom ili centralnim skladištem – najveća prednost ovakvog modela je da nisu potrebna ulaganja u početne zalihe. Koriste se postojeće zalihe fizičkog prodajnog mjesta ili skladišta. Ne vodi se robno računovodstvo za dodatno skladište pa se može uštediti i na vremenu zaposlenika.

Nedostatak je u nemogućnosti izdvojene analize rezultata što može dovesti do neadekvatne strategije nabave (niskih ili visokih razina zaliha). Ovdje je važno napomenuti i kako treba omogućiti što češću sinkronizaciju podataka o stanju zaliha. Zbog prodaje u fizičkoj poslovnici dolazi do smanjenja raspoložive količine proizvoda pa te promjene treba reflektirati i u webshopu.

Kad se webshop narudžbe isporučuju iz prodajne mreže također nisu potrebna ulaganja u početne zalihe, ali je implementacija ovog sistema nešto složenija. U pravilu se konfigurira virtualno skladište koje prikazuje zalihe centralnog skladišta i svih fizičkih poslovnica.

Po narudžbi kupca, internim se prijenosima (međuskladišnicama) prebacuje naručena količina proizvoda. Robno se vodi posebno pa je moguće raditi izdvojene analize rezultata webshop prodaje i optimizirati obnove zaliha.

Zašto treba povezati sustave robnog knjigovodstva i webshopa?

Zbog pružanja dobre razine usluge.

Jedna od najgorih stvari koju možete napraviti je dozvoliti narudžbe proizvoda kojih nema na zalihama i više nisu dobavljivi.

Ako omogućite kupnju takvih artikala, stvoriti ćete nepotrebne komplikacije jer ćete kupcu trebati objašnjavati kako proizvoda kojeg želi više nema, dogovarati isporuku zamjenskog proizvoda ili, u najgorem slučaju, raditi povrat novca ili poništenje transakcije.

Ako je sustav robnog knjigovodstva povezan s web trgovinom, kroz redovitu sinkronizaciju, proizvodi kojih nema na stanju automatski postaju zaključani za narudžbe.

Na taj način kupci odmah znaju situaciju, kontaktiraju vas s dodatnim upitima ili pronalaze i naručuju zamjenski proizvod.

Kad ne treba voditi robno knjigovodstvo?

Robno knjigovodstvo se ne vodi samo u slučaju dropshipping i affiliate modela poslovanja odnosno kod tzv. “prodaji robe u tranzitu” tj. “prodaje usluga”.

Kod dropshippinga proizvodi ne ulaze u vaše skladište, već se, nakon narudžbe i plaćanja, kupcu isporučuju izravno iz skladišta vašeg dropshipping dobavljača.

Affiliate podrazumijeva da je ponuda vaših partnera predstavljena unutar vaše web trgovine, ali kupac dovršetak narudžbe i plaćanje obavlja na drugim web stranicama. Ni u ovom slučaju roba nikad ne ulazi na vaše skladište, a ne ispostavljate niti račun prema kupcu.

Uobičajeni skladišni dokumenti

Osnova robnog računovodstva su različiti skladišni dokumenti kojima se bilježi kretanje robe od ulaza u skladište do prodaje kupcu (ili povratu dobavljaču).

Kako sam prethodno već spomenuo, zadatak robnog je da pruži točan uvid u količinsko i vrijednosno stanje zaliha u svakom trenutku. Na temelju tih podataka vodimo svoje poslovanje i pametno ulažemo u zalihe.

U praksi to znači da nećete bacati novac na nabavu robe koje imate na stocku i slabo se prodaje, nego ćete budžet usmjeriti na best-sellere i nove kolekcije i promotivne inicijative.

Ako nam stanje robe “ne štima”, možemo slobodno zaboraviti na učinkovito ulaganje u zalihe i veći profit.

Da bi stanje zaliha bilo točno, treba ažurno bilježiti sve robne transakcije kroz odgovarajuće skladišne dokumente.

Primka / kalkulacija

Primka je skladišni dokument kojim bilježimo količinski ulaz robe u skladište. Kalulacija je dokument kojim uz količine primljene robe bilježimo i financijsko zaduženje skladišta.

Iako se ovi dokumenti mogu sastavljati i odvojeno, kod manjih trgovaca uobičajeno je sastaviti Primku/kalkulaciju te jednim dokumentom zadužiti skladište i količinski i vrijednosno.

Osim za vrijednosno zaduženje skladišta, kalkulacija je temelj za izračun naše marže (ili RUC-a), te za određivanje prodajne cijene.

I prije narudžbe robe prema dobavljaču, obično se sastavlja pretkalkulacija u kojoj provjeravamo komercijalnu isplativost svakog artikla. Posao planiranja asortimana opisao sam u članku Planiranje asortimana.

U inspekcijskom nadzoru, inspektori obično traže zadnju primku i kalkulaciju za odabrane artikle.

savjet iz prakse

Primka se izrađuje na temelju otpremnice (računa) dobavljača, a u nju se upisuju stvarno primljene količine i nabavna cijena prema fakturi dobavljača.

Prodajna cijena se obično preuzima iz cjenika pa je izrada kalkulacije puno jednostavnija. Neka programska rješenja omogućuju formiranje prodajne cijene za svaku stavku koja se unosi u primku. Ovaj način omogućuje veću fleksibilnost, ali je unos stavki sporiji i podložniji greškama.

Primka
Izrada primke u programu Synesis

Jedna se primka obično veže uz jedan dokument Otpremnice ili Računa dobavljača, a sastavlja se i za vlastitu (kupljenu) i za komisijsku robu.

Povratnica

Povratnica je dokument kojim razdužujemo skladište i robu vraćamo dobavljaču. Razloga povrata može biti više, a obično su radi o povratu slabo prodavanih artikala, povratu robe pred istekom roka trajanja, ili povratu koji je rezultat stock protection klauzula iz nabavnih ugovora.

Ponekad se povratnica izrađuje odmah nakon primke i to u slučaju kad se nakon unosa primke uoči kako je isporučeno manje proizvoda nego je fakturirano. Primku, u tom slučaju izrađujemo na fakturirane količine kako bi povezali dokumente, a za neisporučene (ili oštećene) artikle izrađujemo povratnicu na temelju koje tražimo odobrenje dobavljača.

Račun

Najdraži dokument svakog trgovca svakako je račun. To je isprava koja se s kupljenom robom daje kupcu i na temelju koje se razdužuje skladište.

Kako je poslovanje u RH prilično regulirano, tako se i na elemente računa odnosi nekoliko Zakona. Sve detalje o ovoj problematici možete pronaći u članku Webshop računi i fiskalizacija.

Postoji više vrsta računa, a koji ćemo račun izdati ovisi o tome prodajemo li robu potrošačima ili tvrtkama.

Pojednostavljeni račun izdajemo svima potrošačima, a račun za porezne obveznike izdajemo tvrtkama.

Na temelju izdanih računa evidentira se promet u trgovini. Na kraju perioda (obično mjesečno), izvješće o prometu se dostavlja računovodstvu za financijsko razduženje skladišta.

Zapisnik o promjeni cijena

Ako radimo akcijsko ili sezonsko sniženje, ili zbog drugih razloga mijenjamo prodajnu cijenu proizvoda, moramo sastaviti zapisnik o promjeni cijena.

Zapisnikom o promjeni cijena radimo nivelaciju financijskog stanja skadišta (uračunate marže i uračunatog PDV-a). Izračun nivelacije stanja skladišta za neki artikl obavlja se na temelju količine koju imamo na skladištu u trenutku izrade dokumenta promjene cijena.

Zapisnik o promjeni cijene u pravilu radimo kada želimo da nova cijena “prolazi” na blagajni / bude objavljena na web shopu.

Zapisnik o promjeni cijena
Zapisnik o promjeni cijena u programu Synesis

Ako trenutno imamo kratkotrajnu akciju (npr Late night popust 20%) nije potrebno raditi poseban zapisnik o promjeni cijena, ali programsko rješenje treba osigurati da se dani popusti reflektiraju i u financijskom stanju skladišta.

Kad je webshop sustav sinkroniziran s programom za robno knjigovodstvo, nove će se cijene automatski reflektirati u web trgovini. Ako sustavi nisu povezani, ručnim uvozom (importom) liste artikala s novim cijenama, ažuriramo cijene u on-line prodajnom mjestu.

U slučaju da cijene u webshopu mijenjamo bez da smo prethodno sastavili zapisnik o promjeni cijena, dolazi do problema s prikazom potencijalne zarade koju imamo u artiklima na stocku. Bez točnog prikaza potencijala zarade teško je planirati buduće promotivne akcije, ali i strategiju obnnove zaliha.

Prijenos artikala (međuskladišnice)

Korištenje međuskladišnica prvenstveno ovisi o tome da li svu robu vodimo na jednom skladištu ili na više njih. Organizacija poslovanja kroz više skladišta koristi se kod trgovaca s više prodajnih mjesta. Neki trgovci otvaraju posebna skladišta za specifične namjene (npr za oštećenu robu, za manipulaciju i obradu robe prije “stavljanja” u prodaju itd.).

Međuskladišnicom evidentiramo kretanje robe iz jednog skladišta (prodajnog prostora) u drugo skladište. Kao i kod svih drugih dokumenata u robnom knjigovodstvu, međuskladišnica (prijenos artikala) razdužuje skladište količinski i financijski.

Kalo i lom

U trgovačkom poslovanju normalno je da povremeno pronalazimo oštećene ili uništene artikle. Bez obzira koliko pazimo na robu u skladištu, pri normalnoj manipulaciji može doći do oštećenja, a neka roba po svojoj prirodi može gubiti na težini i kvaliteti.

Takvi oštećeni i manjkavi artikli koji nisu za prodaju otpisuju se sa skladišta kroz dokument Kalo i lom.

U ovisnosti o vrsti robe jedan dio troška otpisa oštećenih artikala je porezno priznat. Više o porezno priznatom manju na ime kala, rastepa i loma možete pronaći u članku Inventura u trgovini.

Inventurni dokumenti

Obaveza svakog trgovca je jednom godišnje obavtiti inventuru sve robe i materijala na skaldištima. Za izradu godišnjeg popisa koriste se odgovarajući dokumenti:

  • Inventurni popis: pomoćni dokument u koji upisujemo (skeniramo) pronađene količine svih artikala u skladištu
  • Inventurna lista: dokument koji uspoređuje količine robe u knjigovodstvenim evidencijama i stvarnog (preborajnog) stanja iz dokumenta Inventurni popis.
  • Inventurni višak i manjak: dokumenti koji pronađene inventurne razlike reflektira na financijsko i količinsko stanje skladišta.

Mjesečni obračun razduženja skladišta

Većina malih i srednjih trgovaca vanjskom računovodstvu dostavlja mjesečne podatke o prometu, prodaji i stanju skladišta.

Na temelju tih evidencija razdužuje se skladište za prodane proizvode i izrađuje se obračun troškova prodane robe.

Poslovni program za robno knjigovodstvo treba osigurati izvještaje o dnevnim prometima razvrstanim po poreznim stopama, kao i o vrijednosti ulaza i izlaza robe kroz prodajno mjesto.

U većini programskih rješenja izvještaji uzimaju podatke iz različitih skladišnih dokumenata sastavljenih u nekom periodu, pa nisu potrebne dodatne radnje ili upisi podataka.

Zaključak

Poslove vođenja robnog knjigovodstva možemo povjeriti eksternom računovostvenom servisu. Prednost ovakve organizacije je manje administrativno opterećenje na zaposlenike prodajnog mjesta.

Nedostatak je nemogućnost trenutnog uvida u točno stanje skladišta pa samim time i ovisnost o podršci vanjskih suradnika pri davanju osnovnih informacija na temelju kojih donosimo svoje poslovne obveze.

Ako je poslovni program za robno knjgovodstvo jednostavan i razumljiv za korištenje, nema nikakve prepreke da voditelju prodajnog mjesta povjerimo i ove zadatke.

Time ćemo postići veću uključenost zaposlenika, ali i uštede na plaćanju dodatnih usluga vanjskom računovodstvenom servisu. Osim toga, najveća prednost “in-house” vođenja robnog knjigovodstva je trenutan pristup važnim informacijama o izvedbi i raspoloživosti zaliha.