Priprema za uvođenje Synesisa

Za uspješnu implementaciju Synesisa i korištenje svih njegovih potencijala, potrebno je pripremiti matične podatke. To nam omogućuje ugodniji i brži rad s manje grešaka, kvalitetno upravljanje prodnim mjesto te analizu rezultata poslovanja

Podijelite članak

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Matični podaci su svi podaci o artiklima, kategorijama robe, partnerima i druge slične informacije. Ti se podaci upisuju u poslovni sustav kako bi u svakom trenutku bili dostupni za različite transakcije robnog knjigovodstva.

Koristan alat za pripremu matičnih podataka je excel tablica “MasterData”. Pomoću nje je jednostavno planirati asortiman i upravljati katalogom proizvoda, a omogućuje i izradu informativnih pretkalkulacija za prikaz zarade.

Planiranje matičnih podataka za uvođenje Synesisa je postupak u kojem definiramo:

Prodajna mjesta i blagajne

Podaci o prodajnim mjestima, naplatnim uređajima i operaterima upisuju u radni list “Prodajna mjesta i blagajne” koji se nalazi u tablici”MasterData”.

U Synesisu je moguće voditi jedno ili više prodajnih mjesta, a za svako prodajno mjesto treba voditi posebno robno knjigovodstvo.

Kod klasične prodaje u fizičkoj poslovnici sve je jednostavno, ali ako prodaju želimo proširiti i na on-line kanal, imamo dvije mogućnosti:

  1. Obavljati sve isporuke iz jednog skladišta (uz određene računovostvene uvjete)
  2. Otvoriti dva prodajna mjesta, jedno za fizičku poslovnicu a drugo za webshop.

U prvom slučaju administracija je puno jednostavnija jer robno knjigovodstvo vodimo za jedno prodajno mjesto, a račune naplaćujemo na različitim naplatnim uređajima. U drugom slučaju trebamo prenositi robu iz skladišta fizičke trgovine u skladište webshopa, te voditi dva robna knjigovodstva.

Uz Synesis možete voditi 4 načina prodaje, a primjere ispunjene MasterData tablice pronađite u opisu svakog načina prodaje:

Model poslovanja kod kojeg od dobavljača nabavljamo robu za prodaju u webshopu. Transakcije za ovu robu evidentiramo u jednom skladištu pa je potrebno definirati jedno prodajno mjesto i jedan naplatni uređaj kojim će se razduživati skladište.

Napomena za maloprodaju: Ne treba nabavljati modul SynesisPOS jer se maloprodajni računi mogu izdavati i fiskalizirati i u Synesis back-office sustavu.

Primjer definiranja prodajnog mjesta i naplatnog uređaja u tablici “MasterData”

Prodaja samo putem webshopa

Fizička poslovnica

U fizičkom prodajnom mjesto možemo imati jednu ili više blagajni na kojima fiskaliziramo račune. Koristimo jedan prodajni prostor i jedno skladište u kojem evidentiramo sve robne transakcije.

Napomena za maloprodaju: Uz POS blagajne, korisno je definirati i posebne blagajne za račune koje izdajemo u back-office sustavu. Sve blagajne koriste isto skladište i vodi se jedno robno knjigovodstvo.

Ponekad se javlja potreba i za povremenim izdavanjem računa drugim poreznim obveznicima (ex R-1 računi). Ako je iznos ovih računa veći od 700 kn trebamo izdati Račun VP sa propisanim elementima. Za ove potrebe definiramo VP blagajnu. R-1 račune iznosa manjeg od 700 kn možemo izdavati i na POS blagajni.

Ako je nekim maloprodajnim kupcima potrebno izdati ponudu koje će oni platiti uplatom na transakcijski račun, trebamo definirati naplatni uređaj za Račun MP.

Primjer prodajnog mjesta s 2 POS blagajne, blagajnom za VP račune i blagajnom za MP račune koji se plaćaju po ponudama

Prodaja samo u fizičkom prodajnom mjestu

Fizička poslovnica + Webshop iz ISTOG skladišta

Ako iz skladišta postojeće fizičke poslovnice otpremate i webshop narudžbe, za te je narudžbe potrebno izdati račun kako bi se razdužilo skladište. Ako taj račun izdamo u blagajni fizičke trgovine, nećemo imati točan obračun (jer kupac npr. robu plaća pouzećem). Zato je potrebno otvoriti blagajnu za Webshop račune i ondje evidentirati online prodaju. Razuživati ćemo jedno (zajedničko) skladište.

Napomena za maloprodaju: Ako povremeno prodajemo i kupcima koji su porezni obveznici (tvrtke) potrebno je otvoriti i VP blagajnu za izradu veleprodajnih računa.

Primjer za trgovinu s 1 POS blagajnom, blagajnom za Webshop i VP blagajnom.

Offline i online

Fizička poslovnica + Webshop s POSEBNIM skladištima

Kompleksnija organizacija poslovanja kod koje posebno definiramo naplatne uređaje koji se koriste u fizičkoj poslovnici (1 ili više POS blagajni + MP blagajna + VP blagajna). Ovi računi razdužuju skladište fizičke poslovnice. Webshop definiramo kao posebno prodajno mjesto sa svojim pripadajućim skladištem koje razdužujemo korištenjem blagajne za Webshop račune.

O ovom slučaju ako za webshop narudžbu isporučujemo robu iz fizičke poslovnice, trebamo napraviti dokument internog prijenosa u webshop skladište, i tek onda izdati odgovarajući račun.

Odvojena skladišta

POS načini plaćanja

Za ispravan obračun blagajne važno je za svaki račun evidentirati kojim je sredstvom plaćanja naplaćen.

U radnom listu POS načini plaćanja treba navesti sva plaćanja koja će se prihvaćati u prodajnom mjestu.

Uz neki način plaćanja može biti vezan i zadani popust (npr -10% za plaćanje gotovinom), čime se  olakšava rad blagajnicima i greške koje mogu nastati kod računa s puno stavki.

Dobavljači i kupci

Podatke o postojećim dobavljačim i kupcima potrebno je upisati u radni list “Partneri” koji se nalazi u tablici “MasterData”. Ovi podaci služe za brže sastavljanje primki, ponuda i računa te za analize rezultata.

Napomene za veleprodaju:

Vrsta cjenika – na kupca se može odnositi Osnovni cjenik, Cjenik A,B,C ili D. Pri upisu matičnih podataka o artiklima, za svaki je artikl omogućen upis različite cijene za svaki cjenik.

Ugovoreni rabat % i rok plaćanja– u matične podatke o kupcu možemo upisati postotak ugovorenog rabata i roka plaćanja koji će se automatski upisivati u ponude i račune naslovljene na tog partnera.

Kategorije proizvoda

Kategorizacija asortimana važna je zbog jednostavnijeg poslovanja i analize rezultata. Više informacija o kategorizaciji možete pronaći u članku Kategorizacija kataloga proizvoda.

Synesis omogućuje osnovnu kategorizaciju robe, dakle, bez hijerarhijske strukture kategorija. Neovisno o tome, kod planiranja kategorija predlažemo korištenje hijerarhija kategorija. To možemo jednostavno napraviti u MasterData tablici gdje se koriste 3 razine, odjel, kategorija i podkategorija.

Kategorije

Hijerarhijska struktura kategorija omogućuje preglednost i jednostavna naknadna dodavanja novih kategorija. Ako ne želite koristiti ovakvu strukturu kategorizacije, sve svoje kategorije upisujte u kolonu “Podkategorija”.

S obizrom na ograničenja programa, u Synesis se, kao grupe robe upisuju samo razine “Podkategorija”.

U tablicu možete samostalno upisati šifre kategorija prema svojim željama.

Matični podaci o artiklima

Sve podatke o robama i uslugama za upis u Synesis potrebno je upisati u radni list “Artikli” u excel tablici MasterData.

Artikle upisujemo tek nakon što smo definirali Partnere i Kategorije jer ove podatke koristimo pri izradi popisa.

Opis podataka koje treba uvrstiti u tablicu MasterData

Šifra u nabavi je šifra po kojoj dobavljač vodi proizvod. Ova se šifra nalazi na otpremnicama i računima te u web katalogu dobavljača. Šifra u nabavi je važan podatak jer olakšava upisivanje stavki u primku.

Dobavljač – u polje “Dobavljač (šifra)” unosimo šifru dobavljača koje smo prethodno upisali u radni list “Partneri”. Nakon upisa šifre tablica automatski popunjava naziv dobavljača.

SKU – je naša interna šifra proizvoda. Synesis nema mogućnost automatskog generiranja šifre artikla, pa je dobro cijeli asortiman voditi i u MasterData tablici. Tablica omogućuje automatsko određivanje brojčanih šifri pa je dovoljno za prvi artikl upisati šifru koja će se kasnije uvećavati za “1” pri  svakom novom retku tablice.  Važno je napomenuti da Synesis omogućuje ispis etiketa s SKU šifrom izraženom u obliku bar koda pa ćete pri naplati također moći koristiti bar kod skener.

EAN – je bar kod šifra koja se nalazi na ambalaži proizvoda. Ako u Synesisu želite prodavati po EAN šifri onda je ovaj podatak važan i biti će upisan kao glavna šifra robe.

Naziv proizvoda koji upišete u tablicu nalaziti će se na svim računima i ostalim dokumentima. Naziv proizvoda u Synesisu može biti max 30 znakova.

Šifra kategorije je polje u koje upisujemo šifru prethodno definirane kategorije u istoimenom radnom listu. Nakon upisa šifre, tablica automatski popunjava naziv kategorije.

Određivanje cijena proizvoda

MasterData tablica je odličan alat za izradu pretkalkulacija kojima je cilj ustanoviti nabavne i prodajne cijene te bruto maržu proizvoda koje ćemo prodavati.

Prije upisa podataka u poslovni sustav, dobro je provjeriti da li proizvodi ispunjavaju naša očekivanja u smislu zarade, te da li su konkurentni na tržištu.

Određivanje cijena je najlakše razumjeti kroz primjer iz prakse koji donosimo u nastavku.

Primjer određivanja cijene

Za našu trgovinu nabavljamo dva proizvoda. Jedan od stranog dobavljača, a jedan od domaćeg. Nakon primljenih ponuda provjeravamo da li nam predloženi uvjeti omogućuju konkurentnu cijenu i zaradu pa sastavljamo pretkalkulaciju.

Započinjemo od nabavne cijene proizvoda.

Prema ponudi stranog dobavljača redovna cijena iz cjenika iznos 10€, ali nam dobavljač daje i rabat od 2%. Ponuda dobavljača je u eurima pa za obračun NC u kunama koristimo srednji tečaj HNB-a (7,385014 kn). Nakon upisa ovih podataka (prvi red tablice), izračunata NC (kn) iznosi 72,37 kn.

NC

Domaći dobavljač u svojoj ponudi navodi cijenu 69,00 kn i ne daje nam rabat za kupnju. S obzirom da nema deviznog tečaja, nabavnu cijenu množimo s 1 te dobivamo Nabavnu cijenu 69,00 kn

Kako nam ovi artikli prvi put ulaze u asortiman, odlučujemo se istražiti ponudu našeg konkurenta.

Ustanovili smo kako i oni imaju u ponudi iste artikle. Prvi artikl po MPC-u 179,00, a drugi po 129,00 kn.

Ponuda dobavljača nam se čini prihvatljivom. Na prvi pogled imamo nekakvu zaradu na novim proizvodima.

Ipak, želimo se uvjeriti pa testiramo cijenu. Naša prosječna bruto marža je 50% pa ne bismo željeli nabaviti proizvode koji se neće uklopiti u planove.

Radimo Testiranje cijena. Znamo da nabavnu cijenu moramo pomnožiti s 2 kako bi nam ostalo dovoljno zarade.

Testiranje cijene

Upisom Mark-upa vidimo da bi MPC (bruto PC) za prvi artikl trebala biti 180,93 kn, a za drugi 172,50 kn.

Kako bi naše cijene izgledale primamljivije, u PC bruto za prvi artikl upisujemo 179,90 kn i dobivamo izračun bruto marže 49,7%.

PC

Drugi artikl je puno povoljniji kod našeg konkurenta pa upisujemo cijenu 129,90 da provjerimo zaradu ako cijenu prilagodimo konkurentu. Za drugi artikl dobivamo maržu 33,6%. To je puno manja marža od naših planova i možda se ne isplati naručiti ovaj proizvod.

Zaključno

Ova priprema podataka omogućiti će vam iskorištenje svih potencijala koje donosi Synesis. Proizvodi će biti logično kategorizirani pa ćete npr. moći provoditi inventure samo za jednu kategoriju robe. Ipak, najveća prednost je mogućnost detaljne analize rezultata poslovanja te donošenje informiranih poslovnih doluka baziranih na pravim podacima.