Sve tajne o inventuri u trgovini

Godišnja inventura je obavezna po zakonu, ali je ujedno i prilika da uočimo probleme i riješimo problematičan stock koji opterećuje poslovanje. U članku pronađite korisne detalje za točniju inventuru s manje iznenađenja i stresa.

Podijelite članak

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Zalihe su često i najveće ulaganje tvrtke koja se bavi prodajom. Važno je da ih imamo po kontrolom kako bismo mogli profitabilno ulagati u nabave robe i planirati poslovanje u skladu s mogućnostima.

Trgovina je živi organizam s bezbroj transakcija ulaza i izlaza robe, a godišnja inventura ponekad je i jedini način da uočimo nepravilnosti koje ostavljaju trag na našu zaradu pa čak i opstanak . 

U ovom članku saznajte sve detalje o provedbi godišnje inventure, kako se rješavaju inventurne razlike i koji je njihov porezni i financijski učinak.

Što je inventura i čemu služi?

Inventura je popularan naziv za godišnji popis imovine i obveza kojeg svaki trgovac mora obaviti na kraju poslovne godine. Cilj godišnjeg popisa je utvrditi da li postoje razlike između imovine u poslovnim knjigama i stvarnog stanja.

Izrada godišnje inventure propisana je zakonom (Zakon o računovodstvu, Zakon o porezu na dobit i Opći porezni zakon). Kad smo već kod pravnih stvari, ovdje treba napomenuti i kazne za neizvršenje obaveze godišnjeg popisa koje mogu iznositi i do 200.000 kn.

Osim obaveze po sili zakona, inventura će pomoći da uočimo probleme u našem poslovanju. Ti problemi mogu biti različiti: od kupaca i zaposlenika koji nas potkradaju; neispravnih procesa kontrole ulaza i izlaza robe; problema s kvalitetom proizvoda, do neažurnog vođenja robnog knjigovodstva ili neadekvatnog programskog rješenja.

Djelatnost trgovine jako je ovisna o točnim podacima jer na temelju njih obnavljamo količine na policama i planiramo svoje promotivne inicijative.  

Ako je prikaz zaliha neispravan možemo očekivati dvije negativne posljedice:

  • gubit ćemo na prodaji obrtajnih artikala jer ih ne naručujemo dovoljno i
  • neopravdano ćemo uložiti u zalihe proizvoda koje zapravo nismo ni trebali
 

Godišnja inventura je odlična prilika za rješavanje problematičnih artikala (npr. oštećenih, neispravnih, reklamiranih…). Ova se roba izdvaja od redovne, posebno se popisuje, a povjerenstvo predlaže jedan ili više načina njenog zbrinjavanja.

Kada se provodi inventura?

Zakonom je obavezno inventuru provesti barem jednom godišnje kako bi se uskladile evidencije robnog i financijskog računovodstva. Te se evidencije usklađuju s 31/12 pa je dobro inventuru obaviti što bliže tom datumu.

Razmislite o provođenju inventure prvog radnog dana nove godine. Tako neće biti potrebno prilagođavati Inventurne liste jer će one prikazivati stanje skladišta s 31/12, a jednostavnije će biti utvrditi inventurne razlike i obaviti ispravke pogrešnog brojanja.

Check lista inventure
 Preuzmite check listu inventure u .pdf formatu


Osim jednom godišnje, inventura se može obavljati i izvanredno za sve ili određene skupine artikala i imovine, a može i kontinuirano kroz godinu.  Primjer izvanrednog popisa može biti primo-predajna inventura zbog zamjene voditelja prodajnog mjesta ili skladišta, inventura nakon provalne krađe ili elementarne nepogode i slično.

Ako se inventura provodi tijekom godine ili kontinuirano, važno je osigurati da je svaki proizvod popisan barem jednom. Bez obzira na datum inventure, obveza je poduzetnika da podatke iz različitih računovodstvenih evidencija uskladi s 31/12. To se radi obračunski i zahtjeva dodatan angažman odjela računovodstva.

Što se popisuje u trgovini?

Odluku o provođenju godišnje inventure donosi odgovorna osoba (direktor tvrtke ili vlasnik obrta). Taj dokument određuje kada će se obaviti inventura, gdje, što će se popisivati, tko obavlja popis i tko je za njega odgovoran.

PREUZMITE PREDLOŽAK DOKUMENTA:  Odluka o godišnjem popisu i određivanju izvršitelja popisa 

Za svaku vrstu imovine koja se popisuje potrebno je odrediti povjerenstvo koje se sastoji od 2 ili više članova od kojih je jedan voditelj povjerenstva. Povjerenstvo bi trebali činiti zaposlenici koji inače ne rade s tom konkretnom imovinom kako bi se osigurala nepristranost. Ipak, kod manjih tvrtki ovo nije uvijek moguće pa se u povjerenstvo imenuju zaposlenici u koje imamo najviše povjerenja.  

Godišnji popis imovine u trgovini odnosi se na izradu inventure za sve što se nalazi u svakom prodajnom mjestu. Tu spadaju:

  • trgovačka roba (vlastita i komisijska)
  • ambalaža i materijal
  • dugotrajna imovina i sitan inventar
  • novac u blagajnama

Popis zaliha robe

Najkraće rečeno, inventurom je potrebno ustanoviti stanje svih zaliha svakog prodajnog mjesta. To obuhvaća popis zaliha sirovina i materijala, rezervnih dijelova, sitnog inventara, autoguma, ambalaže, proizvodnje u tijeku, gotovih proizvoda te trgovačke robe i nekretnina za prodaju.

Popis se obavlja brojanjem i mjerenjem, a prilikom popisa se ne utvrđuje samo količinsko stanje neko i kvaliteta zaliha. Neka roba protekom vremena gubi na kvaliteti, neka može postati neupotrebljiva ili manje vrijedna.

Ako se prilikom inventure pronađu takve zalihe, potrebno ih je izdvojiti u posebne popisne liste. Popisna komisija će za takvu robu dati prijedlog za vrijednosno usklađenje, prodaju ili odvoz na otpad.

Sam popis zaliha obično se obavlja na neki od sljedećih načina:

  • upis količine u popisne liste. Popisna lista sadrži podatke o šiframa i nazivu svih artikala (ili jedne kategorije). U njih se upisuje prebrojana količina, a na kraju inventure se podaci ručno unose u poslovni sustav kako bi se usporedilo stanje u evidencijama i stvarno stanje.
  • skeniranje bar-kodova i pronađenih količina – točnija i brža metoda kojom se zalihe broje tako da se EAN kod artikla skenira, a ukupna količina se upisuje u bar-kod čitač. Po dovršetku se uređaj spaja na računalo i iz njega se preuzimaju podaci koji se automatski uspoređuju s teoretskim  stanjem ( stanjem u skladišnim evidencijama).
 
Bez obzira na način popisivanja i brojanja, ako u izradi inventure želimo biti brži i točniji potrebno je pažljivo sortirati robu na policama i u skladištu. Tako osiguravamo točno prebrojavanje.
 
Najbolji se rezultati postižu tako da se na ambalažu proizvoda nalijepi etiketa s ukupno prebrojanom količinom. Ako etiketu postavimo u blizini Šifre ili EAN koda artikla, skeniranje i upisivanje je brže.
 
Po upisu u listu (ili skeniranjem) etiketa s količinom se treba prekrižiti kako bismo znali da je proizvod već pribrojan u inventurnu listu i kako ga slučajno ne bismo ponovno evidentirali.

Popis zaliha ambalaže

U popis zaliha ambalaže ulazi vlastita i tuđa ambalaža koju imamo na svojem skladištu.

U vlastitu ambalažu ulaze materijali i proizvodi koje smo kupili i koje uz neku naknadu ili besplatno dajemo kupcima (npr vrećice). Za ambalažu se također vodi robno knjigovodstvo te se ona popisuje kao i ostale zalihe.

Tuđa ambalaža su npr palete koje smo zadužili od dobavljača i koje vraćamo ili razmjenjujemo pri narednim isporukama. Bez obzira na to što ove zalihe nismo kupili, dužni smo ih u svojim evidencijama voditi kao tuđu robu. Budući da smo ambalažu zadužili, u slučaju njenog nestanka mi smo odgovorni i trebamo dobavljaču nadoknaditi vrijednost manjka.

U praksi se znaju javiti problemi s pravilnom identifikacijom zaliha ambalaže jer ona obično na sebi nema šifru ili oznaku po kojoj bi se mogla jednostavno razlikovati. Dobar je savjet kreirati interne šifre koje pri zaduženju lijepimo na primljenu ambalažu.

Popis novca u blagajni

U godišnjoj inventuri treba napraviti popis novčanih sredstava na dan 31.12. Inventura se odnosi na prebrojavanje fizičkog stanja novca u blagajni prema apoenima novčanica i kovanica. 

Za svaku blagajnu potrebno je izraditi Inventurnu listu s popisanim stanjem i potpisima članova komisije.

PREUZMITE TABLICU:  Popis novčanih sredstava u blagajni

Popis dugotrajne imovine i inventara

Inventura dugotrajne imovine i inventara podrazumijeva utvrđivanje stvarnog stanja zemljišta, građevinskih objekata, opreme, postrojenja, alata, uredskog inventara, pokućstva, vozila i transportnih sredstava.

Postrojenja, oprema, alati, inventar, pokućstvo i transportna sredstva popisuju se količinski.  Ova se imovina prilikom nabave knjižila u posebne evidencije pa će liste pripremiti vaš odjel računovodstva po prodajnom mjestu odnosno mjestu troška. 

Osim količine, potrebno je provjeriti i kvalitativno stanje ove imovine te izdvojiti i posebno popisati onu imovinu koja je za otpis ili rashod.

Oprema koju imamo u najmu (npr putem operativnog lizinga) popisuje se na posebnoj listi kao tuđa imovina, a za našu imovinu koja je trenutno izvan tvrtke (npr na popravku), dopisom prema partneru treba tražiti pisanu potvrdu stanja.

Jako je korisno pri nabavi dugotrajne imovine istu označiti internom šifrom ili oznakom kako bismo je pri inventuri lakše razlikovali i umanjili moguće nesporazume i greške. 

Inventurne razlike

Nakon prebrojavanja i sastavljanja Inventurnih lista dolazimo do završnog i najstresnijeg dijela inventure – obračuna inventurnih razlika i utvrđivanja razloga njihovog nastanka. 

Kada govorimo o inventurnim razlikama imovine možemo imati inventurni manjak ili inventurni višak.

Inventurne razlike izražavamo količinski i vrijednosno. Vrijednosna inventurna razlika računa se na temelju nabavne cijene proizvoda (množenjem količine koja nedostaje i nabavne cijene proizvoda).

Inventurni manjak

Inventurni manjak nastaje kada je stvarna (popisana) količina MANJA od knjigovodstvenog stanja (stanja u poslovnim knjigama). Kad se utvrdi inventurni manjak potrebno je pronaći razlog njegova nastanka.

Najveći dio manjka nastaje zbog same prirode poslovnog procesa i tu razlikujemo dopušteni manjak (utvrđen odlukom HGH tj Obrtničke komore) i prekomjerni manjak (sav manjak koji je iznad dopuštenog).  

Uz poslovne procese, manjak nastaje i zbog ljudskog faktora (npr. krađa, namjerno uništavanje, nepažljivo rukovanje…) ili zbog više sile (provalna krađa, elementarna nepogoda…). 

Vrste manjka imovine

Kalo, rastep, lom i kvar mogu se javiti na zalihama sirovina i materijala, gotovih proizvoda i robe.

Dopušteni manjak po ovoj osnovi propisan je Odlukama HGK. Na dopušteni manjak ne obračunava se PDV i porezno je priznati trošak koji umanjuje osnovicu za obračun poreza na dobit. 

Na prekomjerni manjak obračunava se PDV i porezno je nepriznat (povećava poreznu osnovicu)

Pod kalom proizvoda, podrazumijeva se gubitak na njegovoj težini ili količini koji nastaje zbog prirodnih procesa isušivanja, hlapljenja, smrzavanja, topljenja i kvarenja.

Najčešće je riječ o zalihama koje su zbog svojih karakteristika podložnije djelovanju prirodnih procesa.

Tako će, na primjer, salata ili jabuke izgubiti dio svoje težine zbog gubitka vlage.

Rastep (rasip) nastaje ponajprije zbog rukovanja zalihama. Naime, zbog manipulacije, pretovara, prijevoza, premještanja dobara te drugih postupaka dolazi do gubljenja (rastepa, razlijevanja, isparivanja) određene količine dobara.

Kvar, na primjer proizvoda u trgovini, nastaje zbog djelovanja mikroorganizama i drugih prirodnih procesa (truljenje, klijanje, užegnuće), zbog čega proizvodi gube svojstva koja su prihvatljiva za upotrebu. Stoga kvar uzrokuje pojavu kemijskih i fizičkih promjena na proizvodima, čime oni postaju neupotrebljivi ili im se kakvoća pogoršava.

Lom (kao oštećenje) nastaje u postupcima manipulacije određenim proizvodima koji se u tom procesu mogu polomiti (npr. čaše, keramika i sl.) jer je riječ o dobrima koji su po svojoj naravi lomljivi.

Tehnološki manjak javlja se u procesu proizvodnje pojedinih vrsta proizvoda, a njihova visina ovisi o vrsti procesa.

Riječ je o manjkovima koji nastaju ne zbog prirodnih karakteristika dobara koji se koriste u procesu proizvodnje, nego zbog samoga proizvodnog procesa u kojem se od sirovina dolazi do gotova proizvoda

Ako je manjak do visine propisane normativima ili Zakonom o trošarinama, na njega se ne obračunava PDV i porezno je prizat trošak.

Na manjak iznad visine propisane normativima ili Zakonom o trošarinama, obračunava se PDV i porezno je nepriznat trošak koji podiže osnovicu za obračun poreza na dobit. 

Manjak zbog više sile nastaje kao posljedica elementarnih nepogoda kao što su poplava, potres, požar i slično. 

Ova vrsta manjka utvrđuje se inventurom koju treba obaviti odmah nakon nastanka štetnog događaja.

Manjak zbog provalne krađe nastaje također djelovanjem više sile, ali za razliku od manjka uzrokovanog elementarnom nepogodom, ovdje je riječ o ljudskom faktoru. Za utvrđivanje visine manjka zbog provalne krađe također je potrebno provesti izvanredan popis imovine koja je bila predmet provalne krađe.

Manjak zbog proteka roka trajanja veže se uz proizvode koji imaju ograničen vijek trajanja, a poduzetnik ih nije uporabio do naznačenog roka za potrebe proizvodnje  ili ih nije prodao.

Ako je nabava proizvoda kojima je istekao rok trajanja bila unutar 3 mjeseca prije isteka roka, ovaj je manjak porezno priznat i na njega se Ne obračunava PDV.

Ako je nabava bila izvan roka 3 mjeseca prije isteka roka, na manjak treba platiti PDV, a iznos je porezno nepriznat.

Manjak nastao nesavjesnim rukovanjem i nepažnjom radnika je manjak koji se može javiti na svim oblicima imovine i za njegov nastanak je radnik izravno odgovoran.

Rješava se:

  • Manjak na teret odgovorne osobe 
  • Manjak za koji se ne tereti odgovorna osoba
  • Manjak na teret člana uprave
  • Manjak na teret društva

 

Manjak zbog izuzimanja za potrebe člana uprave nastaje kada član uprave trgovačkog društva uzima za svoje privatne potrebe imovinu društva, a koja mu se ne zaračunava putem ispostavljanja računa ili neke druge isprave o prodaji.

Ova vrsta manjka nastaje i ako član uprave na račun društva kupuje imovinu za svoje privatne potrebe te se ona evidentira kao imovina društva, ali se ne nalazi u društvu niti služi za potrebe obavljanja gospodarske djelatnosti.

Dopušteni manjak

Manjak nastao zbog kala, rastepa, kvara, loma i tehnološki manjak porezno su priznati trošak ako ne prelazi stope koje određuju HGK (za tvrtke) i HOK (za obrte).

Stope se određuju na temelju iskustva struke i propisuju odlukama koje donose prethodno spomenute komore.

U nastavku pronađite važeću odluka o dopuštenoj visini manjka koje se odnose na trgovinu:


Dopušteni manjak izračunava se na temelju prodane količine svakog pojedinog proizvoda. Ako je, na primjer, dopuštena stopa za neki proizvod 1,5%, to znači da smo kroz godinu trebali prodati 150 komada tog proizvoda kako bi nam 1 komad bio porezno priznati inventurni manjak.


Manjak zbog neodgovarajuće kvalitete, proteka roka trajanja te kala, rastepa, kvara i loma iznad visine utvrđene Odlukom, može se priznati, ako je pri utvrđivanju činjeničnog stanja prisutan ovlašteni djelatnik Porezne uprave.

Inventurni višak

Inventurni višak nastaje kada je stvarna (popisana) količina VEĆA od knjigovodstvenog stanja (stanja u poslovnim knjigama) i obično je rezultat ljudskog faktora. 

Višak najčešće nastaje zbog pogrešnog evidentiranja poslovnih događaja u knjigama (npr neupisana primka za robu koja je na skladištu i slično). Ako u robnom knjigovodstvu imamo artikle s negativnom zalihom, oni će također predstavljati višak.

Utvrđeni inventurni višak priznaje se u prihod po tržišnoj (nabavnoj) vrijednosti. 

Financijski i porezni aspekt razlika

Kako inventurne razlike imaju različite uzroke, tako je različit i njihov utjecaj na poreznu obvezu tvrtke. 

Pri sastavljanju završnog izvještaja o provedenoj inventuri, potrebno je identificirati i kvantificirati razloge nastanka razlika.

Neke razlike će biti porezno priznati trošak, na neke će trebati platiti različite poreze (PDV, porez na dobit, doprinose …),a neke se razlike evidentiraju kao prihod. Koji porezi će se platiti ovisi o tome tko je odgovoran za nastanak razlika.

Kao što sam ranije spomenuo, iznos inventurne razlike računa se na temelju nabavne cijene proizvoda. Ako, na primjer imamo manjak -3 komada Proizvoda A kojeg nabavljamo po cijeni 40 kn, onda je iznos manjka -120 kn (-3 komada x 40 kn).

Porezni aspekt inventurnog viška

Inventurni višak je razlika koju evidentiramo kao prihod. Taj iznos ulazi u osnovicu za obračun poreza na dobit kojeg plaćamo po obračunu godišnje prijave (najkasnije do 30.04 za prethodnu godinu).

Roba koja je inventurni višak može se “staviti” na stanje i dalje prodavati, ili se može evidentirati kao sitan inventar koji se koristi u poslovnom procesu. 

Porezni aspekt inventurnog manjka

Kod inventurnog manjka je situacija malo složenija. 

Prvo je potrebno ustanoviti koji dio manjka ulazi u dopušteni manjak (na temelju Odluka HGK odnosno HOK-a). Dopušteni manjak je porezno priznati trošak (smanjuje osnovicu za porez na dobit) te se na njega ne zaračunava PDV.

Kako je već rečeno, prekomjerni manjak je sav manjak iznad dopuštenih stopa. Na iznos prekomjernog manjka obračunava se PDV. Za ovaj je manjak potrebno odrediti zašto je nastao i tko je za njega odgovoran. Ovdje imamo više mogućnosti:

1. Manjak zbog kala, rastepa, kvara i loma javlja se kao posljedica radnih procesa i obično za njega nisu odgovorni zaposlenici. Na ovaj se manjak obračunava PDV prema odgovarajućoj stopi, a cjelokupan iznos se evidentira u porezno nepriznati trošak.

2. Manjak zbog više sile nastaje kao posljedica elementarnih nepogoda, provalnih krađa ili ratnih događanja. O nastanku takvih događaja treba imati službeni zapisnik  odgovarajućih službi, a treba obavijestiti i Poreznu upravu kako bi oni poslali službenika na očevid. 

3. Manjak na teret radnika – odnosi se na manjak proizvoda za koje pouzdano znamo da ih je radnik uzeo bez plaćanja, kao i na manjak za koji je radnik odgovoran ali nije uzeo robu bez plaćanja.  Prvi slučaj tretiramo kao prodaju te radniku ispostavljamo običan račun s PDV-om. U drugom slučaju također zaračunavamo PDV, ali ne ispostavljamo fakturu radniku već ga teretimo za iznos štete koju može podmiriti uplatom na račun ili kroz obustave na plaći (uz obaveznu suglasnost). Ovdje imamo i treći slučaj u kojem poduzetnik može donesti odluku da radnik ne treba nadoknaditi svotu manjka. Iznos manjka se preračunava u bruto plaću i obračunava kao plaća u naravi uz plaćanje svih doprinosa. 

4. Manjak za koji se nitko ne tereti ako direktor ne donose odluku o odgovornosti zaposlenika za inventurni manjak, iznos manjka se obračunava kao plaća u naravi direktoru. Iznos manjka se uvećava za PDV te se preračunava u bruto iznos plaće na koji se plaćaju odgovarajući doprinosi. 

5. Manjak na teret člana društva (vlasnika) – Iznos manjka uvećava se za odgovarajući PDV i evidentira se kao dohodak od kapitala po osnovi izuzimanja (Porez 36% + Prirez) ili kao isplata zadržanog dobitka (Porez 12% + Prirez). Obračun ovisi o tome ima li tvrtka zadržani dobitak iz prethodnih godina ili ne. 

 

Manjkovi

Sastavljanje završnog izvješća inventurne komisije

Nakon što su svi proizvodi upisani u inventurne liste, usporedbom knjigovodstvenog i stvarnog stanja dobivamo inventurne razlike.

Prije nego se sastavi završno izvješće, dobro je još jednom provjeriti artikle za koje nam se prikazuju razlike. Čest je slučaj da je prilikom brojanja ili unosa u inventurne liste došlo do pogreški izazvanih ljudskim faktorom. Ispravke u inventurnim listama mogu se raditi sve dok se ne sastavi završno izvješće.

U završnom izvješću komisija upravi društva predstavlja rezultate inventure i daje svoje mišljenje i prijedloge vezane uz postupanje s inventurnim razlikama i problematičnim proizvodima. 

Pri izradi izvješća, za svaku vrstu imovine potrebno je navesti koje su inventurne razlike pronađene, zašto su nastale (tko je za njih odgovoran) i kako će se riješiti.

Isto se odnosi i na  problematičnu robu koju iz nekog razloga nije moguće prodati po trenutno važećoj cijeni. Ovi se proizvodi evidentiraju na posebnim inventurnim listama, a komisija u završnom izvješću daje prijedlog za vrijednosno usklađenje (smanjenje cijene čak i ispod nabavne), prodaju ili otpis. 

U prilog završnog izvješća stavljaju se popisne liste koje potpisuju članovi komisije.

Na temelju završnog izvješća uprava (vlasnik) donosi odluke o knjiženju rezultata popisa. Uobičajeno radi se o sljedećim odlukama:

  • treba li za utvrđeni manjak teretiti odgovornu osobu ili će se manjak evidentirati na teret tvrtke i time predstavljati porezno nepriznati trošak
  • treba li prijaviti odgovornu osobu na policiju ako se posumnja u kazneno djelo krađe
  • koju je dugotrajnu imovinu i zalihe potrebno otpisati
 
 

Inventurna dokumentacija

Svaku inventuru prate različiti dokumenti na temelju kojih se obavljaju knjiženja u robnom i financijskom računovodstvu. To su:
 
  • Odluka o godišnjem popisu i imenovanju komisije
  • Popisne liste – svaka komisija dobiva popisnu listu za vrstu imovine koja joj je povjerena
  • Inventurna lista – prikazuje teroretsko stanje (u poslovnim knjigama) i stvarno stanje (iz popisnih lista).
  • Inventurni višak – dokument kojim se utvrđuje inventurni višak i na temelju kojeg se knjiži povećanje zaliha i prihod.
  • Inventurni manjak – dokument kojim se utvrđuje inventurni manjak
  • Zaključno izvješće komisije – dokument u kojem se objašnjavaju rezultati inventure i na temelju koje uprava donosi odluke o knjiženju inventurnih razlika
  • Odluke – nakon što komisija u zaključnom izvješću opiše situaciju, Uprava drušva donosi odluke kojima se određuje način knjiženja inventurnih razlika. 

Zaključak

Dok se neke djelatnosti u vrijeme blagdana odmaraju, mi u trgovini u prosincu imamo posla preko glave. Pojačana blagdanska prodaja, manji broj radnih dana, priprema nadolazećih zimskih sniženja…

Dobro pripremljenom inventurom možemo si barem malo olakšati ovaj stresan period i kvalitetno pripremiti podatke za novu poslovnu godinu prepunu izazova, ali i uspjeha.