Pupila d.o.o., domaća tvrtka koja je razvila vrlo rašireni Synesis poslovni software, u novoj je verziji omogućila funkcionalnost sinkronizacije Synesis-a i WooCommerce webshopa. Brza izrada i fiskalizacija webshop računa će koristiti svim voditeljima web trgovina izgrađenih na ovoj popularnoj webshop platformi.
Automatska izrada računa izravno iz webshop narudžbi
Sve je jednostavno. Putem ePortala, u Synesis dohvaćate sve narudžbe iz web trgovine te jednim klikom izrađujete MP račune (za maloprodaju) odnosno Račune-otpremnice (za veleprodaju). Pri izradi računa odmah možete izmjeniti i status narudžbe kako bi vaš kupac dobio odgovarajuću automatsku email poruku.
Sama izrada računa ista je kao i kod ručnog unosa osim što su podaci o artiklima i kupcu već upisani. Potrebno je u svakom računu odrediti odgovarajući način plaćanja o čemu ovisi i fiskalizacija.
Za podsjetnik, ne fiskaliziraju se računi koji su plaćeni putem internet bankarstva ili virmanski. Za sve druge oblike plaćanja potrebno je fiskalizirati račun.
Za fiskalizaciju u Synesis je potrebno ugraditi certifikat koji se nabavlja u Fini. Ako već imate aktivan certifikat u Synesisu, nije potrebna nabava novog.
Sinkronizacija stanja zaliha i cijena
Kako se ne bi događale situacije da su u web trgovini omogućene narudžbe proizvoda kojih nema na stanju ili da cijena na računu ne odgovara cijeni objavljenoj u webshopu, korisno je redovito sinkronizirati ove podatke.
Izmjene cijena i operacije nad zalihama centralno se vode u Synesisu upotrebom različitih dokumenata (npr. Otpis robe, Povratnica dobavljaču, Promjena cijena …), a sve izmjene se u nekoliko klikova reflektiraju i na webshop.
Sinkronizacija se pokreće ručno i moguće ju je raditi i više puta dnevno te tako osigurati točan prikaz.
Naknadna implementacija sinkronizacije
Ako je webshop već “u pogonu”, a naknadno želite sinkronizirati sustave, biti će potrebno ručno urediti opise proizvoda i svakom artiklu dodati fotografije.
To znači da će artikle najprije trebati upisati u Synesis i prenesti ih u WooCommerce kako bi se mapirale (povezale) SKU šifra i interna webshop šifra (koju za svaki artikl automatski dodjeljuje web shop platforma).
Da bi razmjena podataka funkcionirala ovaj je korak neizbježan. Ako ga preskočite, moći ćete povlačiti narudžbe u račune, ali stanje zaliha i izmjene cijena neće biti sinkronizirane.
Osim robe, u Synesisu je potrebno otvoriti i nove šifre za usluge dostave. Ako koristite dostavu čija se cijena bazira na težini proizvoda, za svaki raspon težine u Synesisu je potrebno otvoriti posebnu uslugu. Ako je cijena dostave uvijek ista, otvara se samo jedna nova šifra.
Sustav će vas upozoriti pri izradi računa ako se podaci u bazama ne podudaraju.
Izmjene (ili izrada) internog akta o fiskalizaciji i prijava u sustav e-Porezna
Svako izdavanje fiskaliziranih računa pretpostavlja sastavljanje internog akta o fiskalizaciji te prijavu poslovnog prostora u sustavu e-Porezna. Poslovni prostor koji se odnosi na web trgovinu potrebno je prijaviti kao “ostali tipovi prodajnog mjesta” uz navođenje radnog vremena “00-24 sata svaki dan”. Tom poslovnom prostoru se dodjeljuje jedan ili više naplatnih uređaja što definiramo u internom aktu.
Zbog lakšeg praćenja rezultata prodaje ostvarene putem web trgovine, definira se poseban naplatni uređaj. Time se ujedno rješava i problem izdavanja računa izvan radnog vremena (postojeće) fizičke poslovnice.
Ako već koristite FINA certifikat za fiskalizaciju, nije potrebna nabava novog certifikata. Ipak, ako tek počinjete s radom, ne zaboravite na ovaj važan korak. Detalje o izdavanju digitalnih certifikata potražite na službenim stranicama Fine ( https://www.fina.hr/fiskalizacija ).
Što je moglo biti bolje?
Synesis je jednostavan poslovni sustav prilagođen većini korisnika koji je usklađen s važećom zakonskom regulativom u RH. Omogućuje kompletno vođenje robno-materijalnog knjigovodstva prodajnog mjesta (ili više njih), te fakturiranje.
Ograničenje su varijabilni proizvodi. Zbog svoje jednostavnosti, Synesis ne poznaje ovaj tip proizvoda pa ako svoj katalog predstavljate kroz varijacije, nećete moći koristiti početni upis podataka u WooCommerce webshop. Račune ćete i dalje moći izdavati jednim klikom, ali zalihe i cijene varijabilnih artikala neće se sinkronizirati.
U nekim situacijama može biti poželjno svaku varijantu proizvoda predstaviti kao poseban artikl. To pogotovo vrijedi kada nemamo velik broj proizvoda pa želimo popuniti webshop sa što više artikala.
Kad je cijeli asortiman sastavljen od varijabilnih proizvoda (npr odjeća), ovo rješenje možda neće zadovoljiti sve potrebe.
Nabava Synesis modula “Web trgovina”
Da bi razmjena funkcionirala, potrebno je nabaviti modul “Web trgovina”. Modul je besplatan ako već koristite module Maloprodaja I ili II. Za nabavu modula potrebno je putem emaila kontaktirati Pupilu i zatražiti novu licencnu datoteku koja uključuje i modul “Web trgovina”. Po instalaciji, administrator webshopa treba omogućiti razmjenu podataka u postavkama Synesis-a i WooCommerce-a.
Zaključak
Ova nova Synesis funkcionalnost uštediti će vrijeme i ukloniti pogreške koje nastaju ručnom izradom webshop računa. Najbolje će se uklopiti u poslovanje trgovaca koji svoju ponudu baziraju pretežito na jednostavnim proizvodima na posebnom ili dijeljenom skladištu. Osim brže izrade računa, podaci o stanju zaliha i sve izmjene cijena biti će reflektirane u webshopu u samo nekoliko klikova.
